Tietosuojaseloste

Kohtaamo ry

Viimeksi päivitetty: 2.11.2025

1. Rekisterinpitäjä Kohtaamo ry
Pussilantie 44
78400 Varkaus
Y-tunnus: 3570133-3

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:
Viestintävastaava
info@kohtaamoyhdistys.fi

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme vain toimintamme kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Kerättävät tiedot voidaan jakaa seuraaviin kategorioihin:

Jäsentiedot: Nimi, yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti), syntymäaika (jos tarpeen iän varmistamiseksi), jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä.
Yhteydenottotiedot: Nimi ja sähköpostiosoite, jotka annetaan yhteydenottolomakkeella tai sähköpostitse.
Tapahtumien osallistujatiedot: Nimi, yhteystiedot, mahdolliset ruokavaliot tai esteettömyystiedot (vain tapahtuman järjestämisen ajaksi).
Verkkosivujen käyttäjätiedot: IP-osoite, sivuilla vietetty aika ja selaustiedot (kerätään tyypillisesti evästeiden avulla, ks. kohta 6).

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja useilla eri perusteilla:

Oikeusperusteet:

Sopimus (Jäsenyys): Jäsenyyteen liittyvien velvoitteiden ja oikeuksien hoitaminen.
Oikeutettu etu: Yhdistyksen tiedotus ja viestintä jäsenille ja sidosryhmille, sekä verkkosivujen toimivuuden varmistaminen.
Lakisääteinen velvoite: Kirjanpitoon liittyvien tietojen säilyttäminen.
Suostumus: Esimerkiksi uutiskirjeen tilaaminen (jolloin suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa).

Käsittelyn tarkoitukset:

Jäsenrekisterin ylläpito ja jäsenyyden hallinnointi.
Yhdistyksen kokousten, tapahtumien ja koulutusten järjestäminen.
Jäsen- ja tiedotusviestinnän toteuttaminen.
Laskutus ja kirjanpito.
Verkkosivujen käyttökokemuksen parantaminen ja analysointi.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään:

Jäsenhakemuslomakkeella.
Yhteydenottolomakkeella tai sähköpostitse.
Ilmoittautumisten yhteydessä.

Lisäksi käytämme verkkosivujen analytiikkatyökaluja (esim. Google Analytics) keräämään tietoa sivujen käytöstä.

5. Tietojen luovutukset ja siirrot

Emme säännönmukaisesti myy tai luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille yhdistyksen ulkopuolelle.Tietoja voidaan luovuttaa vain seuraavissa tilanteissa:

Viranomaisille: Lakisääteisen velvoitteen niin vaatiessa (esim. verottaja, poliisi).
Palveluntarjoajille (tietojen käsittelijät): Käytämme luotettavia IT-palveluiden tarjoajia (esim. sähköpostipalvelu, kotisivujen ylläpito, jäsenrekisteriohjelmisto), jotka käsittelevät tietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Näiden kumppaneiden kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimukset (DPA).

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Mikäli käytämme yhdysvaltalaisia pilvipalveluita (kuten Google Analytics), tietoja saatetaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Varmistamme tietojen suojan tason käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita (SCC) tai muita GDPR:n vaatimia suojatoimia.

6. Evästeet (Cookies)

Verkkosivuillamme käytetään evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi ja sivuston käytön analysoimiseksi. Voit hallinnoida evästeasetuksia selaimesi asetuksista.

7. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Jäsentiedot: Säilytetään jäsenyyden ajan ja kaksi vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen (tiedotus- ja historiikkasyistä), ellei lakisääteinen velvoite (kuten kirjanpitoaineisto 6 vuotta) vaadi pidempää säilytystä.
Yhteydenottolomakkeiden tiedot: Poistetaan yleensä 6 kuukauden kuluessa asian käsittelyn jälkeen.
Analytiikkatiedot: Säilytetään tyypillisesti 26 kuukautta analytiikkatyökalun asetusten mukaan.

8. Tietoturva

Huolehdimme tietojen asianmukaisesta suojauksesta. Digitaaliset tiedot on suojattu teknisin keinoin (salasanat, palomuurit, salattu yhteys SSL/TLS). Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille yhdistyksen hallituksen jäsenille tai toimihenkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet omiin henkilötietoihisi liittyen:

Oikeus päästä tietoihin: Voit pyytää pääsyä itseäsi koskeviin tietoihin ja tarkistaa ne.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Voit vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"): Voit pyytää tietojesi poistamista, jos niiden käsittelyyn ei ole enää laillista perustetta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Voit pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
Oikeus vastustaa käsittelyä: Voit vastustaa tietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
Oikeus siirtää tiedot: Voit tietyissä tilanteissa saada itse antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus: Jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen milloin tahansa.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön.

10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että emme noudata tietosuojasääntelyä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Lisätietoja: www.tietosuoja.fi

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa. Muutokset julkaistaan tällä sivulla, ja suosittelemme tarkistamaan selosteen säännöllisesti.